Les mille et une opérations comptables du SCAN
"Contrôler, contrôler et contrôler", telle est la devise de Chantal Hoffmann, responsable de la section des finances du Service cantonal des automobiles et de la navigation - SCAN et adjointe de Direction. "Rigueur et vigilance sont des notions essentielles pour une comptabilité précise", affirme-t-elle. La manageuse ne se repose jamais sur ses acquis et tente de transmettre cette valeur à son équipe.
Cette équipe, parlons-en. Elle est composée de 4 femmes et 2 hommes et traite entre 250’000 et 300’000 factures débiteurs-trices par année. Les 6 membres gèrent un chiffre d'affaires de 60 à 62 millions (émoluments + taxes compris). Les collaborateurs-trices à la section finances occupent 95% de leur temps à gérer les factures des débiteurs-trices et traitent en permanence entre 20'000 et 30'000 postes ouverts (hormis la période de janvier et février).
Le cahier de tâches de l'équipe est rythmé par un calendrier précis. La taxation des véhicules, puis des bateaux et des cyclomoteurs, ainsi que le bouclement, la révision des comptes et la gestion du contentieux font le cycle de la comptabilité du SCAN. La comptabilité analytique fait partie intégrante de la vie des finances du SCAN. Celle-ci permet de déterminer le prix courant des prestations. "C'est les résultats de la comptabilité analytique qui sont le déclencheur des très nombreuses baisses d'émoluments effectuées par le SCAN ces dernières années", précise la responsable de section.
Zoom sur la comptabilité du SCAN
Saviez-vous que le SCAN est complètement autonome en terme de comptabilité? "Depuis son autonomisation début 2009, l'institution gère ses finances à l'interne et ce, de A à Z, explique Chantal Hoffmann. Nous présentons les comptes dans le respect des normes comptables MCH2 et de la Loi sur les finances de l'Etat et des communes - LFinEC", ajoute-t-elle.
Et cette autonomisation n'apporte que des avantages au SCAN niveau comptabilité. "Depuis le 01.01.2009, tous les domaines comptables ont bénéficié d'améliorations", constate l'adjointe de Direction. Quelques exemples? Le changement du programme métier avec une interface débiteurs-trices performante ainsi que le changement du programme de comptabilité financière comprenant des modules efficaces tels que créanciers et immobilisations, notamment.
Une comptabilité connectée
E-facture et QR-facture se sont faufilées au sein du système des finances de l'administration. Depuis 2014, le SCAN propose la e-facture à ses client-e-s. En effet, dans une volonté de faciliter à ses débiteurs-trices le paiement de leurs factures, le SCAN a opté pour l'e-Bill. "Cette année, avec l'envoi de la taxe véhicules au 01.01.2021, nous avons atteint une part de 11% de e-factures. Une belle évolution qui doit absolument continuer car la e-facture: c'est l'avenir", se réjouit Chantal Hoffmann.
Pour continuer sur cette lancée, le service des finances de l'entité s'apprête à implémenter la QR-facture qui remplacera bientôt les bulletins de versements oranges et roses. Restez connecté-e-s!